La procura estera

Introduzione

Quante volte accade che una persona che intende stipulare un atto in Italia, non possa o non voglia essere presente all’atto medesimo?

Questo può succedere soprattutto quando la parte è un cittadino straniero o comunque risiede all’estero; ma non solo, infatti questa ipotesi può verificarsi anche per coloro che sono presenti sul territorio Italiano.

In questo caso, lo strumento che permette di concludere comunque l’atto è la procura.

Ma cosa accade rappresentato non può recarsi presso lo studio del pubblico ufficiale in Italia?

Una soluzione è quella della procura estera, che permette a chi deve prendere parte ad atti stipulati in Italia di conferire alla persona scelta quale rappresentante senza doversi recare in Italia per apporre la firma di fronte al pubblico ufficiale competente.

Procura

La procura è l’atto giuridico con cui il rappresentato conferisce al rappresentante il potere di compiere atti giuridici in suo nome e per suo conto e mediante il quale gli effetti degli atti giuridici compiuti vengono direttamente imputati in capo al rappresentato (https://antonellolawfirm.com/2024/06/12/la-procura/ e https://antonellolawfirm.com/2023/11/24/come-acquistare-unimmobile-con-procura/).

La forma della procura in Italia

In merito alla procura e per la sua validità, nel nostro ordinamento giuridico vige il principio del parallelismo delle forme.

In questo senso è proprio il codice civile, all’art. 1392 a richiedere che la procura abbia la stessa forma del contratto o dell’atto giuridico da concludere.

Il principio è pienamente operante per le procura rilasciate in Italia, ma viene, in un certo senso mitigato, per le procure estere.

La procura estera e la sua forma

Per le procure estere, infatti, il riferimento è anche all’art. 60 della legge n. 218/1995 a mente del quale l’atto con cui vengono conferiti i poteri di rappresentanza è ritenuto valido se considerato tale:

dalla legge che nel regola la sostanza; o
dalla legge dello stato in cui è posto in essere.

In altre parole, secondo il principio di equivalenza, affinché la procura possa operare nel nostro ordinamento, è necessario che vi sia un’equivalenza tra l’atto proveniente dall’estero e l’atto italiano.

Proprio per questo è necessario verificare anzitutto che l’autorità estera che rilascia la procura possa svolgere funzioni notarili o simili; sul punto è bene tenere in considerazione che in alcuni Paesi è presente la funzione similare del “public notary”.

L’individuazione delle parti

Un breve inciso deve essere fatto in merito all’individuazione delle parti. Può accadere che nella procura estera non siano presenti tutti gli elementi identificativi richiesti dalla legge italiana.

A tal proposito, si ritiene sufficiente la presenza delle indicazioni richieste dalla legge straniera con la precisazione che queste devono essere idonee a garantire la certezza in merito all’individuazione dei soggetti.

La firma

E’ molto importante che la firma del rappresentato venga apposta in presenza dell’autorità che rilascia la procura.

Anche sempre più Ordinamenti stranieri permettono l’apposizione della firma a distanza.

La legalizzazione

Il procedimento di legalizzazione ha lo scopo di far sì che il documento prodotto all’estero sia utilizzabile nel territorio di un diverso Stato, e si divide in due step.

Il primo avviene quando, dopo aver firmato l’atto, il notaio estero, provvede a far legalizzare la propria firma all’autorità competente.

Questa legalizzazione ha lo scopo di attestare che la firma apposta sull’atto dal notaio è vera ed autentica.

Il secondo passaggio, consiste nel portare il documento legalizzato alla rappresentanza diplomatica o consolare italiana presente nello Stato in cui il documento si è perfezionato. Il funzionario, provvede a legalizzare di nuovo il documento, attestando che la legalizzazione apposta dalla competente autorità estera è vera ed autentica.

In seguito il documento può essere spedito in Italia.

L’apostille

L’apostille ha lo scopo di sostituire e semplificare il meccanismo della legalizzazione, e può essere utilizzata quando il Paese da cui proviene l’atto o al quale l’atto è destinato ha aderito alla Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961.

In questo caso, in seguito al perfezionamento dell’atto all’estero, il notaio provvede a fare apporre l’apostille sul documento, e l’atto può poi essere spedito in Italia e qui utilizzato, senza la necessità della doppia legalizzazione.

Ovviamente è sempre necessario verificare che il paese da cui proviene il documento abbia aderito alla suddetta convenzione.

La traduzione

Una volta giunta in Italia, la procura deve essere tradotta in lingua italiana, se redatta in lingua diversa.

La traduzione della procura deve successivamente essere asseverata.

Per la traduzione e l’asseverazione ci si può rivolgere al notaio se conosce la lingua inglese e intende tradurre l’atto, a una persona di fiducia o a un traduttore anche iscritto all’Albo dei CTU del Tribunale; quest’ultimo, grazie a specifiche competenze, garantisce un livello di traduzione adeguato.

Esclusioni

Da quanto detto, devono essere esclusi documenti e gli atti, compresa la procura, che vengono formati e rilasciati da rappresentanze diplomatiche o consolari italiane site all’estro o dai funzionari delegati. Questi documenti non sono considerati “esteri” o “stranieri” e possono essere utilizzati direttamente in Italia senza necessità di ulteriori formalità.

Strategie

La procedura sopra descritta può sembrare complessa, e in un certo senso lo è.

È necessario il rispetto di una serie di passaggi fondamentali e formalità affinché la procura sia utilizzabile, o “spendibile” (come si dice anche nel gergo) in Italia.

In questo caso può essere utile l’assistenza di un avvocato che ha esperienza in ambito internazionale.

L’avvocato, è in grado di prendere contatti con i notai di riferimento e i metterli in relazione tra loro, nonché di valutare l’adeguatezza del contenuto e di garantire il rispetto dei passaggi procedurali.

Inoltre, nel caso in cui l’avvocato che possiede le specifiche competenze linguistiche (magari perché iscritto all’Albo dei CTU sopra indicato) potrà procedere anche alla traduzione del documento e alla sua asseverazione.