Introduzione
Con la scadenza dell’ultima proroga del regime introdotto dall’art. 106 del Decreto-legge 17 marzo 2020, n. 18, c.d. Decreto Cura Italia, le società non possono più fare affidamento sulla deroga generalizzata alle disposizioni statutarie per convocare assemblee esclusivamente a distanza. Durante la fase transitoria, l’avviso di convocazione poteva consentire voto elettronico o per corrispondenza e intervento mediante telecomunicazione, anche in deroga allo statuto, purché fossero garantite identificazione, partecipazione e voto.
Dal 1° ottobre 2026, la domanda preliminare non è più soltanto se la piattaforma sia idonea: occorre verificare quale disciplina sia applicabile alla specifica società e, soprattutto, cosa preveda esattamente lo statuto.
S.r.l., flessibilità e regole
Nella S.r.l., il modello organizzativo è fisiologicamente più elastico rispetto alla S.p.a.. L’atto costitutivo può prevedere che le decisioni dei soci siano assunte mediante consultazione scritta o consenso espresso per iscritto; restano tuttavia riservate alla deliberazione assembleare le decisioni sulle modifiche dell’atto costitutivo, sulle rilevanti modificazioni dell’oggetto sociale o dei diritti dei soci, nonché i casi in cui l’adunanza sia richiesta da amministratori o da soci rappresentanti almeno un terzo del capitale.
Quanto alla videoconferenza, l’orientamento più favorevole ritiene possibile la partecipazione di tutti o di alcuni soggetti a distanza anche senza una clausola statutaria ad hoc, purché siano rispettati il metodo collegiale, l’identificazione dei partecipanti, il diritto di prendere parte alla discussione e l’esercizio consapevole del voto.
Per un’assemblea interamente virtuale, senza alcun luogo fisico indicato, è tuttavia prudente una clausola statutaria chiara.
La prassi notarile milanese ammette clausole che consentano all’organo amministrativo di convocare l’assemblea esclusivamente mediante telecomunicazione, indicando la piattaforma come luogo virtuale. Non manca però una posizione dottrinale più rigorosa, secondo cui la completa esclusione dell’intervento fisico dovrebbe risultare da una previsione espressa, così da assicurare ai soci una scelta pienamente consapevole.
S.p.A.: lo statuto è la regola di ingresso
Nella S.p.A., l’art. 2370, quarto comma, c.c. stabilisce che lo statuto può consentire l’intervento mediante mezzi di telecomunicazione e l’espressione del voto per corrispondenza o in via elettronica; chi vota con tali modalità è considerato intervenuto in assemblea.
Dopo il periodo emergenziale, la soluzione più solida per permettere ai soci di intervenire online è quindi una clausola statutaria espressa. In mancanza, rimane spazio per l’intervento da remoto in un’assemblea con luogo fisico, secondo un orientamento notarile che richiede però il rispetto della collegialità e la possibilità per il socio di partecipare anche fisicamente. Proprio perché esistono orientamenti non perfettamente coincidenti, una S.p.A. che voglia adottare stabilmente un modello digitale dovrebbe evitare affidamenti interpretativi e aggiornare lo statuto. Restano immutati i quorum: in prima convocazione, l’assemblea ordinaria è validamente costituita con almeno la metà del capitale sociale e delibera a maggioranza assoluta del capitale intervenuto; per l’assemblea straordinaria è richiesto, di regola, il voto favorevole di più della metà del capitale sociale, salvo maggioranze statutarie più elevate.
Assemblea totalitaria, la deroga non è una scorciatoia
L’assemblea totalitaria può costituire un’importante eccezione alle formalità ordinarie. Per la S.p.A., occorre la rappresentanza dell’intero capitale sociale e la partecipazione della maggioranza dei componenti degli organi amministrativi e di controllo; ciascun partecipante può opporsi alla trattazione di argomenti sui quali non si ritenga sufficientemente informato.
In questo contesto, parte della prassi ammette che l’adunanza possa svolgersi interamente in videoconferenza anche senza preventiva clausola statutaria: il consenso di tutti gli intervenuti all’uso dello strumento telematico sarebbe implicito nella stessa partecipazione totalitaria. La totalitarietà non elimina però la necessità di garantire informazione, identificazione, discussione e prova del voto.
Dove devono trovarsi il presidente, segretario e notaio
Se l’avviso indica un luogo fisico e consente il collegamento da remoto, l’orientamento notarile prevalente richiede che nel luogo convocato sia presente il segretario oppure il notaio incaricato della verbalizzazione. Il presidente può invece intervenire a distanza, a condizione che sia concretamente in grado di accertare l’identità e la legittimazione degli intervenuti, dirigere i lavori e dichiarare l’esito delle votazioni.
Nelle assemblee totalitarie, nelle quali un luogo fisico può anche non essere individuato, il notaio deve trovarsi nel proprio ambito territoriale e deve poter seguire integralmente il procedimento attraverso il collegamento prescelto.
Particolare attenzione viene posta alla verbalizzazione che non è un passaggio meramente formale, ma bensì il documento che rende verificabili presenze, quorum, interventi, voti e deliberazioni.
Società quotate e MTF
Per le società quotate, la Legge 5 marzo 2024, n. 21, c.d. Legge Capitali, ha reso strutturale la possibilità di prevedere statutariamente che l’intervento e il voto avvengano esclusivamente attraverso il rappresentante designato della società, ai sensi dell’art. 135-undecies.1 TUF. La disciplina si estende anche alle società ammesse alla negoziazione su sistemi multilaterali di negoziazione, nei limiti previsti dalla normativa speciale.
Questo modello accresce l’efficienza organizzativa, ma incide sulla funzione dell’assemblea e sui momenti precedenti alla stessa: domande, proposte e istruzioni di voto si spostano nella fase preassembleare. La scelta deve dunque essere accompagnata da procedure informative trasparenti, canali accessibili per gli azionisti e tempi adeguati per l’esercizio dei diritti di partecipazione.
The Legal Nook Insights
Il 1° ottobre 2026 non segna la fine delle assemblee online. Segna la fine dell’idea che la tecnologia possa sostituire automaticamente le regole societarie.
Per le S.r.l., la flessibilità rimane ampia, ma l’assemblea esclusivamente telematica merita una clausola statutaria espressa per ridurre l’incertezza.
Per le S.p.A., la verifica statutaria è ancora più importante: il collegamento da remoto può essere ammesso, ma l’esclusione del luogo fisico non dovrebbe essere lasciata a formule ambigue. Per le società quotate, infine, la digitalizzazione si misura anche attraverso il rappresentante designato e la qualità del dialogo preassembleare.
La regola pratica: prima della convocazione, leggere lo statuto; prima del voto, verificare le garanzie; prima del verbale, assicurare la prova dell’intero procedimento.
The Lehal Nook Inisghts Checklist
Prima di redigere l’avviso di convocazione, l’organo amministrativo dovrebbe svolgere quattro verifiche essenziali:
- individuare il tipo sociale: S.r.l., S.p.A. chiusa, emittente quotato o società ammessa alla negoziazione su MTF
- leggere la clausola statutaria relativa a convocazione, luogo dell’adunanza, intervento tramite telecomunicazione, voto elettronico e verbalizzazione
- scegliere il modello di riunione: in presenza, misto oppure esclusivamente telematico
- valutare se ricorrano i presupposti dell’assemblea totalitaria, che può sanare l’assenza delle formalità di convocazione ma non l’assenza di un’effettiva informazione sulle materie da trattare.
La convocazione resta un atto da gestire con ancora maggiore precisione.
